Фотографы, как правило, творческие натуры. К сожалению, люди-новаторы иногда не очень организованны, когда дело доходит до поддержания офисного пространства в форме. Улучшение организации офиса относится ко всему, от наведения порядка до внедрения более совершенных бизнес-процессов.
Исследования показывают, что более организованный бизнес улучшает управление стрессом и улучшает самочувствие, что, в свою очередь, приводит к повышению производительности. Большинству людей просто приятно быть организованными. Вы сможете лучше сосредоточиться на других задачах, когда не будете тратить бесчисленные часы на поиски пропавших предметов, погребенных под беспорядком.
Вы найдете множество причин, по которым вашему фотобизнесу нужна лучшая организация офиса. Вот несколько наших любимых и советов, как принять изменения. Фотография для обложки от Startup Stock Photos.
1. Найдите важные документы
Беспорядок, как правило, затрудняет поиск того, что вам нужно. Возможно, вы завершили фотосессию для местной школы и сохранили регистрационный лист для каждого класса. Теперь вы не можете найти лист, потому что он погребен под кучей документов.
Решение: избавьтесь от лишнего беспорядка и немедленно поместите документы в картотеку. На самом деле не имеет значения, как вы организуете свои файлы, важно только, чтобы вы понимали систему, чтобы при необходимости быстро находить нужные файлы.
Photo: Thijs van der Weide
2. Направляйте других
Возможно, вы берете отпуск или нанимаете дополнительную помощь. Поймут ли другие люди организацию вашего офиса, если вы будете недоступны? Потратьте время на создание карт с виниловыми указателями и другими указателями, чтобы показать людям, что делать.
Представьте, что один из ваших клиентов приходит забрать крупный заказ, когда вас там нет. Они хотят получить свадебные корректуры, потому что их бабушка с дедушкой приехали в город на два дня и хотят помочь им решить, какие из них купить в печатном виде.
Если у вас нет организации, позволяющей с вашей помощью находить нужные фотографии, вы можете упустить более крупную распродажу. Не говоря уже о том, что ваш клиент уходит разочарованным и вряд ли направит вас к другим. Увеличьте удовлетворенность клиентов в геометрической прогрессии, маркируя все.
3. Создайте рабочие зоны
Вы работаете с командой фотографов или у вас есть дополнительный офисный персонал для составления расписания и других задач? Фотографам часто нужно место, чтобы сидеть и редактировать свои снимки или выкладывать примеры, чтобы они могли понять, что лучше всего подходит клиенту. Последнее, чего вы хотите, — это спотыкаться друг о друга во время работы.
Создайте рабочие зоны, чтобы избежать подобной проблемы. Рабочие зоны также могут помочь вам в общении покупателя с вашими клиентами. Например, у вас может быть помещение, где они могут ознакомиться с другими вашими работами и получить первичную консультацию, другое — для съемки студийных портретов, а третье — для показа готовых фотографий и продажи их отпечатков.
4. Приведите в порядок свой рабочий стол
Представьте, что вы идете на встречу с парой разных фотографов, чтобы нанять их для крупной коммерческой фотосессии. Один кажется талантливым, но в его офисе полный беспорядок из бумаг, старых фотографий, разрозненных папок и прочего хлама. Другой тоже талантлив, но у него аккуратное помещение, где все хорошо организовано.
Кого бы вы, скорее всего, наняли? Первое впечатление может иметь огромное значение в том, нанимает ли вас кто-то для своих фотографий или нет. Сделайте свой офис как можно более привлекательным и организованным. Купите складские помещения для хранения всего, что вы не хотите выбрасывать.
Фото: Джефф Шелдон
5. Обновите цифровые файлы
Знаете ли вы, что в Соединенных Штатах каждую неделю выходит из строя около 140 000 жестких дисков? Около 60% проблем возникают из-за механической неисправности, а не по вине пользователя. Что это означает для вашего фотобизнеса? В какой-то момент у вас может произойти сбой и вы потеряете данные.
Поскольку сегодня фотографии хранятся в цифровом виде, вы можете избежать катастрофы, создав резервные копии всего. Не храните цифровые файлы только на одном компьютере. Настройте систему, при которой файлы будут загружаться автоматически в конце каждого дня. У вас должны быть файлы как минимум на резервном диске, на облачном сервере и на вашем рабочем компьютере. На всякий случай неплохо иметь четвертый источник, например DVD-диски.
Вам нужно хранить не только свежие фотографии, но и старые снимки на несколько лет вперед на случай, если люди вернутся и захотят заказать принты или другие товары.
6. Улучшите качество обслуживания клиентов (CX)
Если вы хотите, чтобы ваши объекты уходили с чувством, что они важны для вас, и были довольны готовым продуктом, вы должны упорно работать над улучшением CX вашего бизнеса. Лучший способ сделать это — создать процесс, через который вы проводите клиента, чтобы избежать каких-либо упущенных точек соприкосновения.
Опишите, как клиент проходит путь покупателя с момента обращения к вам до получения заказа. Какие наиболее важные детали он должен знать?
В фотографии, как только вы запланируете сеанс, вам следует перейти к подготовительной части взаимодействия. Пользователь должен знать, что взять с собой на сеанс, сколько раз менять одежду вы разрешаете и другие детали, которые помогут ему подготовиться к важному дню.
Возможно, вы захотите поработать с одним из ваших лучших клиентов и попросить его поделиться тем, что помогло им и что могло бы упростить процесс. Предложите им бесплатную фотосессию или какие-то продукты в обмен на их вклад. Чем больше вы смотрите на процесс глазами своих клиентов, тем лучше сможете удовлетворить их потребности.
Обучайте и настраивайте
Обучите всех, кто работает на вас, вашим офисным процессам. Держите их на одной странице для оформления документов и резервного копирования изображений. Автоматизируйте все, что можете, чтобы сэкономить время и предоставить вашим сотрудникам возможность для более творческих начинаний.
Когда у вас будет налажен процесс, подправьте все, что не работает. Время от времени осматривайте свой офис и смотрите, что можно улучшить. Спрашивайте у своих клиентов отзывы и стремитесь постоянно улучшать качество обслуживания клиентов.
