Ключевые выводы:
- За 8 недель до проведения: установите цели и ключевые показатели эффективности, определите свою целевую аудиторию, спланируйте вебинар и назначьте дату.
- За 5 недель до проведения: Подтвердите приглашенных докладчиков и создайте маркетинговые материалы, чтобы начать продвижение..
- За 3 недели до проведения: Начните набирать обороты с помощью продвижения, создайте материалы для вебинаров и разберитесь с оборудованием для вебинаров.
- За 1 неделю до проведения: Проведите репетицию и завершите заключительные проверки.
- В день вебинара и после: Запишите сеанс и рассмотрите возможность редактирования записи и запуска последующей кампании.
Вебинар, особенно прямой эфир, может быть похож на жонглирование. Возможно, вы общаетесь с гостями, работаете над привлечением аудитории и следите за тем, чтобы ничего не было пропущено.
Вот тут-то и пригодится контрольный список. Контрольный список гарантирует, что вы не пропустите ни одного шага при подготовке вебинара и презентации.
Нужен контрольный список, на который вы можете положиться? Вот окончательный контрольный список вебинаров с разбивкой по времени и этапам подготовки.
Ключевые характеристики успешного вебинара
Сначала давайте взглянем на ключевые элементы успешного вебинара.
- Привлекательный контент: Люди записываются на вебинары, потому что хотят узнать что-то конкретное. Содержание вашего вебинара должно быть кратким, увлекательным и по существу, чтобы не потерять их внимание.
- Добавленная стоимость: Убедитесь, что ваш вебинар наполнен уникальными практическими советами для вашей аудитории и соответствует тому, что вы обещали им в своем маркетинге.
- Высококачественные визуальные и интерактивные элементы: На живом вебинаре ключевым фактором является вовлечение аудитории. Такие элементы, как изображения, видео, опросы, викторины и сессии вопросов и ответов, могут помочь достичь этого.
- Бесперебойная работа: Плавные переходы между различными частями вебинара и минимальные технические трудности обеспечивают хорошее впечатление от участников.
.webp)
Окончательный контрольный список планирования вебинаров
Работа по проведению вебинара начинается намного раньше дня презентации. Наш контрольный список по планированию вебинаров начинается за 8 недель до мероприятия и разбит по неделям.
за 8 недель до вебинара
Никогда не бывает слишком рано начинать планировать свой вебинар. На самом деле, мы рекомендуем начинать подготовку примерно за два месяца до даты презентации. Вот что нужно сделать.
Установите свои цели и ключевые показатели эффективности
Самый первый шаг — установить цели для вашего вебинара. Эти цели будут служить руководящими принципами на протяжении всего процесса планирования. Они должны информировать о том, как вы разрабатываете, продвигаете на рынок и анализируете результаты вашего вебинара.
Вот несколько примеров общих целей, которые часто называют ключевыми показателями эффективности (КПЭ), которые следует иметь в виду:
- Количество сгенерированных потенциальных клиентов
- Коэффициент конверсии
- Количество участников (регистрация против явки)
- Вовлеченность (участие в вебинаре, взаимодействие)
- Удовлетворенность аудитории
- Узнаваемость бренда
Прочитайте больше: Ознакомьтесь с руководством по показателям KPI для вебинаров и тому, что имеет значение.
Определите свою целевую аудиторию
Следующее, что нужно определить, — это кто ваша аудитория.
Аудитория вашего вебинара, скорее всего, будет точной копией целевой аудитории вашего бизнеса или услуги.
Тем не менее, учет профиля вашей аудитории важен для разработки содержания вашего вебинара, тона голоса и ценностного предложения. Он также должен указывать, по каким каналам вы продвигаете мероприятие.
Назначьте дату
Следующий простой шаг, который нужно сделать, — назначить время и дату вашего прямого эфира вебинара.
Это абсолютно необходимо для разработки вашего рекламного контента.
Не придавайте слишком большого значения срокам проведения вашего вебинара. Вы можете записать свой прямой вебинар в высоком качестве и предоставить его тем, кто не смог присутствовать лично.
Мы предлагаем вам использовать для этого высококачественное решение для записи.
Доработать логистику
Важно принимать логистические решения. Если вы новичок в проведении вебинаров, это может означать выбор платформы для трансляции и записи вебинаров. Если у вас еще нет учетной записи, вам необходимо подписаться, чтобы ознакомиться с интерфейсом и функциями.
Если вы проводите дебаты между несколькими платформами, вам следует потратить время на изучение лучшего программного обеспечения для вебинаров, а затем принять решение.
Подробности вебинара
Наконец, вам следует начать думать о формате вашего вебинара. Сюда входят точные темы, которые вы будете освещать, и будете ли вы приглашать приглашенных докладчиков или ведущих.
за 5 недель до вашего вебинара
Чуть больше чем за месяц до вашего вебинара подготовка начнет набирать обороты. Вот над чем вам нужно будет поработать.
Познакомьтесь с вашей платформой для проведения вебинаров
Если вы еще этого не сделали, вам следует потратить некоторое время на изучение того, что может предложить ваша платформа для проведения вебинаров. Сюда входят основы, такие как принцип работы, рабочие процессы организаторов и гостей, а также уникальные функции.
Знакомство с вашей платформой для проведения вебинаров имеет важное значение для бесперебойного проведения вебинара и возможности быстро решать любые технические задачи в течение дня.
Связаться со спикерами и заполучить их
Если на вашем вебинаре будут выступать приглашенные спикеры, вам нужно связаться с ними и подтвердить их доступность. Если вы сможете привлечь известных спикеров, это серьезно поможет вам продвинуть ваш вебинар.
Создайте свое мероприятие
Официальный запуск страницы мероприятия положит начало вашему продвижению и маркетингу. Многие платформы для проведения вебинаров предоставляют вам возможность создать целевую страницу вебинара, где вы можете перечислить все ключевые детали и собрать подписчиков.
Стратегия продвижения
Составление маркетинговой дорожной карты имеет решающее значение для последовательного и эффективного продвижения вашего вебинара. Если вы думаете о запуске платной рекламы, вам также придется учитывать свой бюджет.
Существует много способов продвижения вебинара, но несколько ключевых из них, которые следует рассмотреть, включают:
- Маркетинг по электронной почте: Отправляйте рекламу вебинара в свой список рассылки.
- Социальные сети: Продвигайте свой вебинар через социальные каналы и создавайте страницы мероприятий на таких платформах, как Facebook и LinkedIn.
- Веб-сайт или блог: Используйте рекламные баннеры, всплывающие окна, целевые страницы и контент-маркетинг для информирования людей о мероприятии.
- Онлайн-сообщества и форумы: Если вы знаете о соответствующих отраслевых форумах или подразделах или являетесь их участником, вы можете опубликовать информацию о своем мероприятии там.
- Пресс-релизы или освещение в СМИ: Вы можете распространять пресс-релизы или сотрудничать со СМИ, чтобы получить освещение.
- Платная реклама: Если у вас есть на это бюджет, хорошо таргетированная платная реклама в поиске и социальных сетях может быть очень эффективной.
Стоит попросить ваших спикеров поделиться информацией о мероприятии и продвинуть его в своих сообществах. Вы можете упростить задачу, предоставив участникам материалы, которые им понадобятся для этого, например рекламные изображения и копии для их платформ социальных сетей и списков электронной почты.
Изучите 18 эффективных стратегий в нашем полном руководстве по продвижению вебинаров.
Разработка и доработка рекламных материалов
В дополнение к целевой странице вам понадобятся социальные сети и другие рекламные ресурсы.
Создайте коллекцию изображений, письменных сообщений и коротких видеоклипов, которые вы сможете использовать в социальных сетях, платных рекламных акциях и контент-маркетинге. (Вы можете легко создавать клипы такого типа с помощью генератора Magic Clips от Riverside.)
Вам понадобится значительный объем контента, который вы сможете публиковать последовательно в течение нескольких недель, чтобы продолжать набирать обороты.
Начните раннее продвижение
Имея на руках рекламные ресурсы, вы можете начать продвигать свой вебинар. За пять недель до начала — это не слишком рано для вашей существующей лояльной аудитории. Вы можете начать осторожно и наращивать продвижение по мере приближения знаменательного дня.
Вы также можете начать участвовать в других рекламных акциях здесь, хотя, возможно, вам захочется отложить платную акцию до окончания мероприятия через неделю или две. (Большинство регистраций приходится на последнюю неделю!)
за 3 недели до вашего вебинара
Осталось меньше месяца, продвижение должно набирать обороты, и все последние элементы начнут вставать на свои места.
Продолжить продвижение
Продолжайте продвигать свой вебинар в соответствии с вашей маркетинговой стратегией. Важна последовательность, без чрезмерного повторения одного и того же контента. Постарайтесь создать вовлеченность в вашу рекламу, поощряя вашу аудиторию делиться информацией о мероприятии со своими сообществами.
Набирайте обороты
На данном этапе вам следует попытаться придать импульс подготовке к вебинару. Вы могли бы, например, неожиданно показать своих докладчиков, чтобы создать шумиху вокруг вашего вебинара. Это работает особенно хорошо, если вам удалось привлечь именитых гостей.
Создание материалов вебинара
Если вы еще не начали, вам следует написать и спроектировать все материалы для вебинара. Сюда входят план вебинара, сценарий, если он вам нужен, и любые слайды, которыми вы будете делиться.
Если вы работаете с ведущими, которые выполняют эту работу, обязательно сообщите им крайний срок намного раньше того, когда он вам понадобится, чтобы было время для доработки. Также неплохо иметь фирменный шаблон для использования другими ведущими!
Организуйте телефонный разговор с приглашенными спикерами
Примерно на это время стоит запланировать предварительную встречу с любыми приглашенными спикерами. Это дает вам возможность ознакомить участников со структурой вебинара, познакомить их с платформой вебинара и развеять любые опасения, которые у них могут возникнуть.
Вы также можете дать им рекомендации относительно того, на каком фоне им следует расположиться, или правила поведения у микрофона для оптимальной аудиозаписи.
Если вы собираетесь отправить оборудование вашего гостя, вам следует отправить его примерно в это же время. Для обеспечения максимального качества звука и видео мы определенно рекомендуем всем гостям иметь микрофон и веб-камеру хорошего качества.
за 1 неделю до вашего вебинара
Время почти готово! Вот что нужно сделать на финишной прямой перед презентацией вебинара.
Прогон или репетиция
Если вы сможете собрать всех приглашенных спикеров вместе, возможно, стоит провести репетицию. Вам не обязательно повторять его слово в слово, но блокировка каждого раздела поможет вам скорректировать все, что не работает гладко.
Отправьте каждому гостю приглашение, которое выглядит точно так же, как то, что у них будет на сам день. Укажите их ссылку для доступа к вебинару. Когда они прибудут, кратко объясните, как все будет работать.
Лучше всего представить вебинар здесь, даже если вы просто замалчиваете часовую презентацию за 15 минут. Это даст каждому возможность убедиться, что они знают, где какие переходы происходят и когда. Это также позволит каждому чувствовать себя более комфортно и контролировать ситуацию в важный день.
Регистрация в последнюю минуту
Не убирайте ногу с педали газа, когда дело доходит до продвижения вашего вебинара в течение последней недели. Фактически, именно в это время вы, вероятно, получите большинство подписчиков. Вы должны продавать свой вебинар до последней минуты.
Это также хорошее время напомнить приглашенным спикерам о том, что нужно еще раз подтолкнуть их собственные сети.
за 1 день до вашего вебинара
За день до вебинара все еще есть над чем поработать! Вот о чем вам следует помнить.
Логистические проверки
Убедитесь, что все ваше оборудование работает, а приглашенные спикеры готовы к выступлению. Внесите окончательные изменения в материалы вебинара. Ответьте на любые вопросы участников.
Электронное письмо с напоминанием
Обязательно отправляйте участникам электронное письмо с напоминанием за день до проведения. Это поможет свести к минимуму неявки.
Просмотрите свои слайды
Быстро просмотрите свои слайды, чтобы убедиться, что все именно так, как вы хотите.
В день вашего прямого эфира и после
Наконец-то настал важный день. Пришло время представить ваш вебинар! Нервы и адреналин легко берут верх, но вам не о чем особо беспокоиться. В конце концов, вы к этому готовы!
Вот что вам нужно сделать во время и после вебинара.
Запись
Прежде чем нажать кнопку записи, дважды проверьте, подключены ли микрофоны и камеры у всех. Многие платформы для проведения вебинаров позволяют вам убедиться, что все работает за кулисами, пока ваша аудитория начинает прибывать в зал ожидания.
Участие аудитории и вовлеченность
Назначьте одного из членов вашей команды следить за живым чатом и собирать любые вопросы аудитории. Они также могут модерировать беседу там и стимулировать взаимодействие с вашей аудиторией.
Тайм-менеджмент
Убедитесь, что ваш вебинар проходит вовремя. В течение дня может нарастать ажиотаж, и это означает, что люди переполняют свои сегменты. Ваша задача как ведущего — держать всех в курсе событий.
Отредактируйте свою запись
По окончании вебинара ваша работа еще не совсем закончена. Просмотрите и отредактируйте запись. Вы захотите разослать его владельцам регистраций, которые не смогли присутствовать, и, возможно, даже переделать его в другие типы контента, который вы сможете использовать.
С помощью видеоредактора, такого как Riverside, вы можете быстро и легко очистить звук, удалить “ums“ и ”ahs» из речи и добавить дополнительный брендинг.
Наша функция Magic Clips также автоматически найдет и отредактирует ключевые моменты, которые вы можете использовать в социальных сетях.
Последующая кампания
Общение с посетителями вашего вебинара не заканчивается на самом вебинаре. Теперь ваша аудитория — это ценные лиды, поэтому обязательно используйте импульс, который вы создали своим мероприятием. Отправляйте участникам последующих электронных писем с благодарностью за посещение и обязательно запрашивайте их отзывы с помощью опроса аудитории.
Сбор данных
Сбор отзывов и рейтингов удовлетворенности очень важен. В конце концов, вы можете использовать (положительные) отзывы аудитории для будущих рекламных акций вебинаров. Данные об аудитории и отзывы также помогут составить отчет о вебинаре, который вы сможете проанализировать и использовать для создания более успешных мероприятий в будущем.
Поделитесь записью
Не храните запись вебинара в тайне. Поделитесь ссылкой как со своими посетителями, так и с неявившимися. Возможно, у вас было несколько зарегистрировавшихся, которые не пришли в тот день. Определенно стоит предложить им посмотреть записанную версию.
Бонус: Шаблон контрольного списка подготовки к вебинару:
8 недель до вебинара
- Ставьте цели и ключевые показатели эффективности
- Определение целевой аудитории
- Назначьте дату
- Выберите платформу для проведения вебинаров
- Начните думать о формате и содержании вебинара
5 недель до вебинара
- Ознакомьтесь с вашей платформой для проведения вебинаров
- Связаться со спикерами и подтвердить их участие
- Создайте целевую страницу вебинара
- Разработайте стратегию продвижения
- Создание маркетинговых материалов
- Реализация маркетинговой стратегии
3 недели перед вебинаром
- Продолжить продвижение
- Наращивайте обороты по всем каналам
- Создание материалов вебинара и плана проведения
- Предварительный звонок приглашенным спикерам
- Доставка оборудования спикерам
1 неделя перед вебинаром
- Прохождение и репетиция
- Срочная регистрация в последнюю минуту
За день до вашего вебинара
- Заключительные логистические и технические проверки
- Отправить электронное письмо с напоминанием
День вашего вебинара
- Не забудьте нажать кнопку записи
- Контролируйте вовлеченность аудитории
- Соблюдайте время
После вашего вебинара
- Смотрите и редактируйте запись
- Последующая кампания по электронной почте
- Опрос аудитории
- Создайте отчет о вебинаре, используя данные аудитории
5 дополнительных советов по подготовке вашего контрольного списка вебинаров
Ни один контрольный список вебинаров не может быть универсальным для всех. Вот несколько советов, которые помогут убедиться, что ваш контрольный список подходит именно вам.:
- Создайте его самостоятельно: Возьмите наш шаблон и добавьте в него свою изюминку. Вы знаете, как вам лучше всего работать и что потребуется, чтобы организовать наилучшее мероприятие из возможных. Это особенно актуально, если у вас уже есть данные о том, что работает для вашей аудитории.
- Используйте свой контрольный список, чтобы не сбиться с пути: Ваш контрольный список предназначен для того, чтобы помочь вам выполнить все ваши задачи за достаточное количество времени. Старайтесь изо всех сил придерживаться предложенных сроков.
- Поделитесь своим чек-листом со всеми заинтересованными сторонами: Этот документ предназначен не только для ваших глаз. Используйте его, чтобы держать всю вашу команду в курсе событий.
- Редактируйте и повторяйте: После того, как вы один раз использовали свой контрольный список вебинаров, вы будете знать, что сработало, а что нет. Вернитесь к своему контрольному списку и внесите изменения, чтобы в следующий раз он помогал вам еще лучше.
